Kako kupovati poslovne aplikacije

1. Namesto uvoda
2. Kupujemo novi program
3. Zakaj sploh potrebujemo poslovno aplikacijo?
4. Kakšno vrsto informacije potrebujemo?
5. Zgradba sodobnih poslovnih aplikacij
6. Zbiranje ponudb za programsko opremo
7. Strojna oprema (hardware)
8. Stroški, kateri spremljajo nakup programske opreme in na katere radi pozabljamo
9. Zaključek

1. Namesto uvoda

V vseh letih se kot  računovodski servis, potem pa tudi kot prodajalci programskih paketov in inštruktorji uporabe le-teh, srečujemo vedno z istimi problemi. Ugotavljamo da ljudje kupujejo  programske pakete in  v velikem številu primerov  od programa pričakujejo nemogoče. Sodobni programi so sicer zmogljivi, vendar moramo vedeti, kaj kupujemo in za kaj jih nameravamo uporabljati. Navsezadnje marsikdo ne upošteva vseh stroškov, ki nastanejo z nakupom aplikacije. Če kje velja načelo: »Nisem dovolj bogat za poceni stvari,« je to ravno na področju programske opreme.

****

2. Kupujemo novi program

Mnoga podjetja, tako velika kot majhna, pridejo prej ali slej do ugotovitve, da obstoječa programska oprema, katero uporabljajo za spremljanje poslovanja, ne zadostuje več potrebam podjetja. Mogoče gre za malo podjetje, ki je do sedaj imelo pogodbo z računovodskim servisom, zdaj pa zaradi obsega poslovanja želi preiti na svoje računovodstvo.  Še bolj pogost primer pa je, da spremembe zakonodaje prisilijo podjetje v iskanje bolj učinkovite  programske opreme (tipičen primer je bila uvedba Zakona o DDV).

Navsezadnje k nakupu nove programske opreme podjetja prisili tudi zastarelost njihove programske opreme in nezmožnost programerjev, da preidejo na novo tehnologijo. Ne pozabimo da so v preteklosti marsikateri program izdelali programerji v  tedaj najbolj razširjenem programskem jeziku Clipper, ki je bil sicer roko na srce, v času DOS-a  kar soliden produkt, vendar  za okolje Windows je popolnoma neuporaben.

Kakorkoli že, odločitev je padla. Odločili smo se za  nakup nove programske opreme. Pojavi pa se vprašanje, ali imamo dovolj znanja in če poznamo vse pasti, ki nas čakajo na trnovi poti uvajanja nove programske opreme.

Verjetno ste takoj opazili, da v naslovu in tudi pozneje, nismo uporabljali imena računovodska aplikacija, ki je bolj udomačeno v naših logih.  Razlog za to je predvsem ta, da so sodobni programi mnogo več kot samo računovodske aplikacije. Vendar ponavadi pa je ravno to največja težava pri odločanju za nakup. Velika večina ljudi  namreč nakup tovrstne programske opreme enači z nečim, kar je strogo povezano samo z računovodsko stroko ( res pa je, da so v preteklosti največkrat ravno računovodske službe odločale o nakupu tovrstne opreme). Računovodstvo pa je  nekaj, kar za večino ljudi predstavlja nekakšno »twilight zono«. To še kako občutijo računovodski servisi, ko se pogajajo s svojimi potencialnimi strankami za posle. Običajno naši sodobni podjetniki  nimajo niti najmanjše predstave, kaj naj bi računovodski servis počel. Vedo, da mora nekdo izdelovati na tak ali drugačen način obračune DDV, izdelovati bilance tako da bo država zadovoljna in predvsem knjižiti, knjižiti in ponovno knjižiti. To pa ne sme biti veliki izdatek.  Vsak vodja računovodskega servisa že pozna tisti zanameniti stavek: »Veste, mi smo majhno podjetje, z majhnim prometom, z majhnim številom vknjižb, skoraj nič zaposlenimi…«  Kar med stavki pomeni, pričakujemo da boste tudi malo računali .

Z istimi problemi se srečujejo tudi prodajalci programske opreme. Namreč tudi tukaj večina ljudi ne ve, kaj bi s programsko opremo sploh počela. Pogosto opažamo, da podjetja kupujejo dokaj zmogljivo programsko opremo, potem jo pa uporabljajo zgolj za fakturiranje in spremljanje DDV. Preprosto se ne zavedajo, da ne kupujejo samo programa, ampak tudi storitev organizacije poslovnega procesa.  Tisto nesrečno enačenje z računovodstvom pripelje tudi do cenovne analogije. Torej, če za računovodstvo damo malo denarja, zakaj bi potem za program dali kaj več. Situacija je še slabša, ko se spomnimo, da je Slovenija bila, in je še država računalniškega piratstva. Črne kopije licenčnih programov so poceni ali zastonj. Kaj to pravzaprav pomeni, bomo videli pozneje, ko bomo obravnavali, kaj vse spada v nakup poslovne aplikacije.

****

3. Zakaj sploh potrebujemo poslovno aplikacijo?

Kot smo že videli, je glavni problem pri nakupu aplikacije  vprašanje, zakaj  jo sploh potrebujemo? Da bi dobili odgovor na to vprašanje, moramo predvsem podati definicijo programske aplikacije: programska aplikacija  predstavlja bolj ali manj posrečen skupek vnosnih mask, podatkovnih baz in izpisov, s pomočjo katerih zbiramo podatke in izdelujemo informacije.

Seveda se bodo razni strokovnjaki iz tega področja  prijeli za glavo in okarakterizirali to definicijo kot nestrokovno, enostransko in še kaj bi se našlo. Vendar za potrebe razumevanja našega problema ta definicija popolnoma zadošča.

Naša programska aplikacija mora torej vsebovati uporabniku prijazne vmesnike za vnos podatkov (po domače vnosne maske). Imeti mora  zanesljive in robustne podatkovne baze (po domače, če danes popoldan ugasnemo računalnik, jutri zjutraj mora  baza še vedno vsebovati tiste podatke, katere smo včeraj vnesli). Programska aplikacija mora  omogočati take izpise (ekranske ali na tiskalnik) ki podajajo vedno pravočasne in pravilne informacije, ki jih potrebujejo razne službe v podjetju.

 In tako smo prišli do temeljnega razloga za obstoj poslovne aplikacije, ki je informacija. Pred nakupom poslovne aplikacije moramo torej predvsem definirati, kakšno vrsto informacij potrebujemo.

****

4. Kakšno vrsto informacije potrebujemo?

Tista vrsta podjetnikov, katero smo omenili zgoraj  (vse majhno na kvadrat), sicer tako ali tako ne potrebuje nobenih informacij, vendar so, hvala bogu, v manjšini in izumiranju, velika večina podjetnikov in managerjev pa potrebuje predvsem štiri temeljne informacije:

    * kdo mi je dolžan,
    * komu sem dolžan,
    * kakšno zalogo imam,
    * s kakšnim dobičkom poslujem.


To so seveda osnovne informacije, veliko podjetnikov pa potrebuje tudi številne druge informacije. Poleg tega moramo vedeti, da različne službe v podjetju zahtevajo različne informacije in celo enake informacije so lahko prezentirane na različne načine. Npr. računovodstvo gleda na določene informacije drugače kot komerciala, tudi izrazoslovje je  lahko drugačno. Tipičen primer je: komercialist bo vprašal: »Kdo mi je dolžan«. Računovodja bo rekel: »Odprte postavke na današnji dan so…«

Določene informacije so lahko tudi take narave da jih različni oddelki koristijo samo delno. Na primer: materialno knjigovodstvo se vodi količinsko in vrednostno. Računovodstvo potrebuje samo vrednostne podatke in jih ne zanimajo količine, za razliko od njih pa skladiščnike in komercialo še kako zanimajo tudi količine artiklov na zalogi.

Zato večino informacij razvrščamo v tri osnovne skupine:

    * računovodske informacije,
    * komercialne informacije,
    * managerske informacije.

V prvo skupino spadajo klasične računovodske informacije, kot so: dnevnik knjiženja, kartica glavne knjige, izpisi odprtih postavk, bruto bilance, analitične evidence osnovnih sredstev, in plač. Za to vrsto informacij je značilno, da so celo predpisane in tako tudi najbolj poznane.

V drugo skupino spada skupek informacij katere sicer niso tako natančno definirane kot računovodske informacije, vendar  jih ponavadi definirajo v komerciali sami. To so največkrat šifranti poslovnih partnerjev z vsemi naslovi, podatki o prometu s poslovnim partnerjem, s podatki o zadnjem računu, podatki o skupnem dolgu in podobno. To so informacije izvedene iz računovodskih informacij in v obliki, katera bolj ustreza komercialistom. Poleg tega tukaj spadajo tudi informacije iz področja materialnega in blagovnega knjigovodstva.

V tretjo skupino spadajo informacije, ki služijo managerjem za  poslovno odločanje. Nekje jih kličejo tudi »Direktorski informacijski sistem«. To so razne bilance uspeha, bilance stanja, razni prerezi stroškov in razni izračuni uspešnosti podjetja.

Za vsako poslovno aplikacijo  velja, da mora zgoraj omenjene informacije zagotavljati hitro in zanesljivo. Poleg tega ni zanemarljivo tudi razmerje med vrednostjo informacije in stroški za njeno pridobitev.  Zato so sodobne poslovne aplikacije projektirane drugače kot stare računovodske aplikacije.

****

5. Zgradba sodobnih poslovnih aplikacij

V starih časih je bila zgradba računovodskih aplikacij  drugačna kot danes. Tedanje aplikacije so se razvile na podlagi  ustreznih ročnih evidenc. Tedanja osnovna aplikacija je bila program za vodenje glavne knjige. Vse ostalo se je vrtelo okrog te aplikacije. Imeli smo ločene aplikacije za materialno knjigovodstvo, obračun proizvodnje, za obračun plač, za obračun osnovnih sredstev in ponekod celo ločene saldakonte kupcev in dobaviteljev. V velikem številu primerov je to izhajalo iz tedanje organizacije dela, katera je ponavadi zahtevala veliko število knjigovodij, ki so vnašali podatke v računalnike.

Značilnost teh programov je bila, da ponavadi medsebojno niso bili povezani, kar je omogočalo da so se v knjigovodstvu ukvarjali s svojo najljubšo dejavnostjo, usklajevanjem podatkov. Poleg tega so ti programi  imeli še eno značilnost, ki je izhajala iz tedanje organiziranosti dela, namreč, oddelek računovodstva je bil informacijsko popolnoma ločen od ostalih oddelkov. Velikokrat se je dogajalo, da so skladiščniki izdajali prejemnice in izdajnice ročno, fakture so se pisale na pisalnih strojih in potem vse skupaj dostavljalo v  računovodstvo, ki je podatke vnašalo v računalniške evidence. Vse evidence zunaj računovodstva so se vodile ročno, kar je pomenilo da so se posamezni dokumenti vnašali v različne evidence tudi petkrat ali šestkrat. Da bi bila zadeva še bolj zakomplicirana, so celo v računovodstvu zaradi nezaupanja  v računovodske programe vodili  ročne evidence. Seveda je vse to pomenilo, da o kakšni pravočasnosti  in kvaliteti informacij ni bilo govora.

Žal bo marsikdo, ki bo prebral zgornje stavke,  prepoznal tudi svojo današnjo organizacijo informacijskega sistema. Upamo samo da ga bo to spodbudilo k razmišljanju o reorganizaciji poslovanja.

Današnje poslovne aplikacije so zasnovane popolnoma drugače. Načela, na katerih so zasnovane, so sledeča:

   1. Podatki se vnašajo samo enkrat.
   2. Programi so zasnovani logično na podlagi poteka  poslovnega procesa.
   3. Podatke lahko vnašajo osebe katere se ne razumejo na računovodstvo.
   4. S programi se komunicira v jeziku, katerega poznajo ljudje, ki delajo z njim, in ne v računovodskem jeziku.
   5. Programski vmesniki so kreirani uporabniku zelo prijazno (user friendly).
   6. Uporabniku je na voljo ogromno število izpisov, poleg tega pa je omogočeno  kreiranje lastnih izpisov.
   7. Sodobne tehnologije omogočajo komunikacijo programa z okoljem. Izpise lahko direktno izvozimo v excel, word , shranjujemo v datoteke in podobno.


Točka 1

Sodobne programske aplikacije so integrirani programi. Ponavadi so zasnovani tako da na enem mestu vnašamo podatke o poslovnih partnerjih, prodajnih artiklih in ostalih zadevah potrebnih za delo. S pravilno organizacijo dela dosežemo, da podatke vnašamo samo enkrat, podatki pa se potem nahajajo v vseh povezanih evidencah: v saldakontih, materialnem knjigovodstvu, glavni knjigi, evidencah DDV, likvidaturi itn.

Točka 2

Sodobne programske aplikacije v svojem ustroju sledijo poslovnemu procesu. Tudi meniji so urejeni tako, da lahko spremljamo določen poslovni proces od nabave,  skladiščenja, proizvodnje, do prodaje. Ni več strogega ločevanja na saldakonte, glavno knjigo, materialno knjigovodstvo in podobno.

Točka 3

Programi so ponavadi tako zasnovani, da se lahko že vnaprej nastavijo ustrezni kontni vmesniki in šablone za knjiženja v glavno knjigo.  To seveda omogoča, da podatke v programsko aplikacijo vnašajo tudi osebe, ki niso računovodsko izobražene. Ker ponavadi vnašalec podatkov niti ne vidi kontov, je zadosti, da ga poučimo o tem, kako vnaša posamezne elemente.

Točka 4

V točki 3 smo videli, da za vnašalca podatkov ni nujno, da je posebno izobražen na računovodskem področju, zato  lahko npr. vnos podatkov prepustimo  skladiščniku, vendar bo on vsekakor lažje vnašal podatke, če bo vnos zasnovan na obrazcu, katerega že pozna, zato pač vnosna maska prejema blaga posnema obrazec prejemnice. Še več, nekateri programi omogočajo tudi to,  da se imena vnosnih mask in posameznih pozicij vnosa poimenujejo tako, kot so ljudje navajeni.

Točka 5

Točka 5 je tesno povezana s točko 4. Vsaka vnosna maska je ponavadi zasnovana tako, da se uporabniki lažje znajdejo. Skoraj vsaka aplikacija ima običajno vgrajeno interaktivno pomoč.   

Točka 6

Vsaka aplikacija ima že temeljni nabor poročil. Ta je ponavadi že v osnovi tako velik, da je že težko najti poročilo, katerega ne bi vseboval. Poleg tega vsak program ponuja možnost kreiranja tudi svojih lastnih poročil. Neredko  kar sami izdelajo bilanco uspeha in bilanco stanja v ustrezni obliki. Navsezadnje skoraj vsi programi omogočajo, da uporabnik sam kreira obrazce za izpis faktur, predračunov, izdajnic , prejemnic in podobno.

Točka 7

Sodobne tehnologije, katere uporabljajo programi, omogočajo, da se izpisi direktno izvozijo in uporabljajo v  programih iz družine Office (Word, Excel). Poleg tega sodobni programi omogočajo tudi to, da izpise pošiljamo direktno na računalniški fax ali pa na e-mail. Ni odveč pripomniti, da to pomeni veliki prihranek časa. Nekateri programi imajo npr. možnost, da na internetu sami poiščejo davčne številke poslovnega  partnerja , poiščejo zadnje devizne tečaje, obrestne mere za zamudne obresti in pod.. Vsi programi po vrsti pa omogočajo internetno trgovino.

****

6. Zbiranje ponudb za programsko opremo

Tako kot vsak drug nakup, se tudi nakup programske opreme  začne z zbiranjem ponudb. Preden začnemo zbirati ponudbe, je zelo zaželeno, da že imamo razčiščene pojme o tem, zakaj bomo aplikacijo sploh rabili (Glej 3. in 4. poglavje). Potrebno je tudi narediti oceno o številu dokumentov, ki se pojavljajo v poslovnem procesu, številu poslovnih partnerjev, številu artiklov na zalogi in pod. Koristno je narediti tudi organogram poteka poslovnih dogodkov, kajti na ta način bo lažje, tako vam kot ponudniku ugotoviti kaj sploh potrebujete (to velja tudi za majhna podjetja – one man band).

Vendar je zbiranje ponudb  lahko težavno, kajti ponudba programov je zares pestra. Seveda, že z bežnim poizvedovanjem ugotovimo, da je ponudba cenovno od 100,000,00 tolarjev pa do par milijonov tolarjev. Vendar moramo biti pri tem previdni, ker najcenejše ni vedno tudi poceni. Poleg tega moramo vedeti tudi, s kakšnim programskim orodjem je aplikacija napisana, ali je to SQL aplikacija in pod.

Seveda se marsikdo znajde tako, da za nasvet povpraša svojega poslovnega partnerja in poizve, kateri program uporabljajo oni. Ravno tako tudi same programske hiše ponudijo seznam svojih referenčnih strank, pri katerih lahko preverimo delovanje programa. Vendar tudi tak način skriva svoje pasti. Namreč, tako kot ne obstajata dva popolnoma enaka človeka, tako tudi ne obstajata dve enaki podjetji.

Na primer, pri sorodnem podjetju povprašate kako so kaj zadovoljni s programom. Odgovor je ponavadi: »Vse je krasno, program je hiter, pregleden in odličen«. Potem pa sledi usodno vprašanje: »Koliko artiklov pa imate v šifrantu?« Odgovor pa je : »okoli 500«. Nič kaj vzpodbuden odgovor glede na to, da  imate vi  šifrant s 30.000 artikli. Seveda , vi vrtate še naprej. Slišali ste, da program vsebuje direktorski informacijski sistem., zdaj pa bi radi zvedeli, kako to funkcionira. Odgovor pa je: »Veste, mi pa tega ne uporabljamo, naš direktor potrebuje samo odprte postavke, da ve, kdo nam je dolžan«.

Drugi primer je lahko tudi takšen. Vprašate, katero metodo vrednotenja zaloge uporablja program. Če je odgovor,  da uporabljajo isto metodo kot vi, se ga razveselite in vprašate, ali res pravilno izračunava cene. Odgovor zna biti tudi takšen: »Ne vemo, nismo še preverjali, ampak program uporablja še toliko drugih podjetij da je najbrž v redu«. Pa ni ravno tako. Dejstvo, da program uporabljajo tudi druga podjetja, ni jamstvo, da je vse v redu.

Kot vidimo, tovrstne metode ne dajo ravno ustreznih rezultatov, zato je mnogo bolj pomembno, da od ponudnika programske opreme dobimo sledeče podatke:

    * Ali ponudnik izvede analizo našega poslovnega procesa in na podlagi tega svetuje najboljšo rešitev?
    * Ali ponudnik izvede analizo strojne opreme in predlaga optimalne rešitve?
    * Ali ponudnik izvede inštalacijo programske opreme?
    * Ali ponudnik pomaga pri prenosu šifrantov in podatkov iz stare aplikacije?
    * Ali ponudnik izvaja izobraževanje na področju uporabe programske opreme?
    * Kako ima organiziran help-desk?
    * V kakšnem časovnem intervalu dostavlja nove verzije programa?
    * Ali programsko opremo uporabljajo in podpirajo tudi računovodski servisi?
    * Katero vrsto baze in kakšno programsko orodje uporabljajo programerji?
    * Kako je z arhivskimi podatki, ali npr. brez težav izpišemo kartico kupca za predlansko leto?


Skoraj vsi ponudniki programske opreme imajo na voljo ustrezne demo verzije svojih programov.  Ker pa  so to ponavadi komplicirane aplikacije, katere zahtevajo kar nekaj znanja za njihovo usposobitev za delo, niso vedno najbolj primerne za seznanjanje s programom.

 Dosti bolj so primerne prezentacije, katere ponavadi organizirajo ponudniki. Dobro je vedeti, ali so te prezentacije masovne, torej za večje število udeležencev, ali pa jih organizirajo samo za vas. V vsakem primeru morate zahtevati posamično prezentacijo, ker boste vsekakor več izvedeli, kot pri kakšni masovni prezentaciji. Na taki prezentaciji  lahko tudi zahtevate od ponudnika, da vam prikaže vnos podatkov natančno z vašimi podatki.

****

7. Strojna oprema (hardware)

S strojno opremo so ponavadi  težave. Vse sodobne Windows aplikacije so zelo zahtevne in terjajo dokaj močno strojno opremo. Žal, marsikateri prodajalec programske opreme, v želji da proda svoj programski izdelek, pade v past, s tem da zatrjuje, da obstoječa strojna oprema popolnoma zadostuje za delovanje programa. Srečali smo že primer programerja, ki je trdil, da njegov program brez večjih težav funkcionira na računalniku s 486 procesorjem.  Mogoče je to res, vendar je najbrž zamolčal, da vnašalec lahko gre na tri kave, preden računalnik zaključi transakcijo. Kakorkoli že, nabava novega programa za sabo skoraj vedno potegne tudi nabavo nove strojne opreme, v kolikor že nimate sodobnih naprav.

Stvar se še bolj zakomplicira v primeru, če imamo računalniško mrežo. Tam pa moramo vedeti, da bo mreža tako hitra kot je njen najšibkejši člen. To pa lahko pomeni, da boste morali nabaviti hitrejše mrežne kartice, hitrejši hub, mogoče spremeniti celo mrežni software in pod.

Posebno poglavje so tiskalniki. Če imamo hitro aplikacijo, hitre računalnike, hitro mrežo, ni ravno smotrno celotni opremi dodati kakšnega počasnega igličnega tiskalnika. Tudi tukaj smo srečali primere, da v podjetju, ki izstavi tudi čez 30.000 faktur na leto, uporabljajo iglični tiskalnik. V takem primeru bi bilo mnogo bolj smotrno uporabljati kakšen hitri laserski tiskalnik, katere danes že dobimo  za razmeroma malo denarja. V vsakem primeru v poslovnih aplikacijah tudi razni ink-jet tiskalniki nimajo kaj veliko iskati (razen, če imate seveda časa na pretek).

Kakorkoli že, moramo povleči analogijo z avtomobilizmom. Če kupimo ferrarija, ki dosega hitrost preko 250 km/h, ga ne bomo peljali na makadam in se potem pritoževali, da avto ne dosega ustrezne hitrosti in pri tem ostane nepoškodovan. Tako moramo tudi pri programski opremi  vedeti, da je ne moremo ustrezno uporabljati na počasni strojni opremi.

****

8. Stroški, kateri spremljajo nakup programske opreme in na katere radi pozabljamo

Tudi tukaj moramo povleči analogijo z avtomobilizmom. To je pač tisto področje, na katero se večina ljudi spozna. Torej, vprašajmo se: »Kolikšna je cena nabave avtomobila?«

Seveda, vsakdo takoj pomisli na prodajno ceno avtomobila v prodajnem salonu. To je res. To je tudi naš prvi izdatek. Vendar pojdimo po vrsti in naštejmo vse ostale izdatke, s katerimi smo  se že srečali in ki nas bodo še doleteli v naslednjih petih letih.

   1. Stroški opravljanja šoferskega izpita.
   2. To je nekaj, kar vsi jemljejo  kot nekaj samoumevnega, vendar pozor, brez tega avtomobila ne boste vozili (vsaj legalno ne).
   3. Stroški zavarovanja (1-krat letno).
   4. Stroški tehničnih pregledov in registracije (1-krat letno).
   5. Stroški rednih letnih servisov (1-krat letno).
   6. Stroški za avtomobilske gume.
   7. Stroški za gorivo (odvisno od tega, kako težko nogo imate).


Osnovna poanta je: če kupujemo avtomobil,  prodajna cena avtomobila v avtomobilskem salonu še zdaleč ni končni znesek izdatkov, katere bomo imeli z uporabo avtomobila v naslednjih letih, vendar velika večina ljudi te stroške jemlje kot nekaj samoumevnega in nujnega.

Tako kot pri avtomobilih moramo tudi pri programski opremi  vedeti, da sam znesek nakupa programa nikakor ne predstavlja vseh stroškov, katere boste imeli z nakupom programa. Celo, cena programa predstavlja komaj 20% vrednosti vseh stroškov, katere boste imeli z implementacijo in uporabo programa v naslednjih treh letih. Pa poglejmo, kateri  stroški to so:

   1. Stroški nakupa nove strojne opreme,
   2. Stroški nakupa sistemske programske opreme,
   3. Stroški organizacije in vpeljevanja programske opreme v vaš poslovni proces,
   4. Stroški prenosa podatkov iz stare aplikacije v novo,
   5. Stroški izobraževanja,
   6. Stroški nadgrajevanja programov z novimi verzijami,
   7. Stroški vzdrževanja strojne opreme,
   8. Stroški potrošnega materiala,
   9. Stroški za arhiviranje podatkov.

Točka 1

Problematika je izčrpno  opisanai že v 7. poglavju, zato  je tukaj ne bomo ponavljali.

Točka 2

Sem spadajo:

    * izdatki za nakup operacijskih  sistemov za računalnike (Windows),
    * izdatki za nakup programov za mrežne povezave (Novell, Windows  strežniki, Windows Smal Business server in pod.),
    * izdatki za nakup antivirus programov,
    * izdatki za nakup  programov za povezavo z internetom,
    * izdatki za nakup programov za arhiviranje in upravljanje z arhivi


Točka 3

Sem spadajo:

    * izdatki za analizo vašega poslovnega procesa,
    * izdatki za analizo vaše strojne opreme,
    * izdatki za pripravo programske in tehnične rešitve spremljanja poslovnega procesa,
    * izdatki dejanskega vpeljevanja podanih rešitev v poslovni proces,
    * izdatki za inštalacijo strojne in programske opreme.


Točka 4

Stroški prenosa podatkov iz starih aplikacij niso zanemarljivi, predvsem ne pri tistih podjetjih, katera imajo ogromno število poslovnih partnerjev, artiklov in ostalih podatkov. Vsak programer ponavadi ima rešitev, s katero lahko programsko prenese podatke v svojo aplikacijo. To seveda tudi zaračunavajo. Pri majhnih podjetjih lahko te podatke vnesemo ročno, vendar moramo vedeti, da se tukaj pojavlja strošek delovne sile, katera porabi ponavadi kar precej časa za vnos teh podatkov.

Točka 5

Pomemben izdatek pri uvajanju nove programske opreme je tudi izobraževanje zaposlenih za uporabo programske aplikacije. Boljše je izobraževanje, hitreje se zaposleni privadijo na nov program. S tem so tudi tovrstni stroški nižji. Ker so ponavadi aplikacije zelo komplicirane, je ta strošek neizogiben, kajti v nasprotnem primeru boste porabili nedvomno dosti več časa za odkrivanje vseh  programskih skrivnosti, pa tudi marsikatera optimalna programska rešitev bo ostala skrita.

Točka 6

Sem spadajo:

    * stroški za nadgradnjo nove verzije programske opreme,
    * stroški za nadgradnjo nove verzije sistemskih in mrežnih programov,
    * stroški za nadgradnjo antivirus programov.

Točka 7

Sem spadajo vsi stroški servisiranja in popravil strojne opreme.

Točka 8

Sem spadajo vsi stroški potrošnega računališkega materiala ki se pojavljajo. To so razni stroški za papir,  diskete, tonerje in pod.

Točka 9

Tukaj so zajeti vsi stroški, ki nastanejo v zvezi z arhiviranjem podatkov, organizacijo arhiva in skrbjo za celovitost baz.

****

9. Zaključek

Marsikatera do zgoraj navedenih zadev se vam bo zdela pretirana (denimo potrošni material), vendar  so to dejanski stroški, ki se pojavljajo v času uporabe programske aplikacije. Nismo pa omenili še drugih stroškov, ki se lahko pojavijo, in ki  niso tako merljivi. To so na primer stroški, ki nastanejo v primeru okužbe računalnikov z virusom, stroški, ki nastanejo z izgubo podatkov na diskih in pod.

Kot vidimo, je nabava programske opreme zelo zahtevno delo. Priporočamo vam, da nas pokličete, in pomagali vam bomo pri vašem nakupu.