Ko govorimo o digitalizacij, nam najprej pade na pamet transformacija papirnih dokumentov v elektronske. Natančneje, račune skeniramo, ali jih posnamemo z namenskimi programi na mobilne telefone, ter jih shranimo. Najbolj pogosto kar v poslovno aplikacijo.
V primeru, da je račun na eni strani formata A4, ni nobenega problema. Preprosto vstavite račun v skener in ga posnamete. Še najbolj se obnese, če kreirate pdf datoteko. Priporočamo, da skeniranje nastavite na najnižjo možno ločljivost, ki še zagotavlja dobro vidljivost računa. Namreč, večina ponudnikov poslovnih aplikacij zaračunava prostor za shranjevanje. V takem primeru je boljše, če je datoteka čim manjša (manjša ločljivost pomeni tudi manjšo datoteko).
Nekatere poslovne aplikacije znajo ločiti med posameznimi računi, in pri takih lahko kreirate datoteko z večjim številom računov (uporaba podajalca papirja). Pri drugih je potrebno za vsaki račun kreirati svojo datoteko.
V obeh primerih pa imamo problem pri računih, ki so obojestransko natisnjeni. Pri večini skenerjev najprej posnamete eno stran, potem pa drugo. Torej v takem primeru imamo najmanj dve ločeni datoteki. Za potrebe obdelave podatkov je potrebno taki datoteki združiti.
Eden od enostavnih načinov je, da kreirate virtualni pdf tiskalnik na računalniku. Npr. uporabite PDF Creatorja (več na https://www.pdfforge.org/pdfcreator). Namreč ta program ima funkcijo združevanja več pdf datotek.
V takem primeru skenirate vsako stran posebej, potem pa jih z pomočjo tega programa združite v eno datoteko.
Drugi način je, da uporabite on-line program PDFmerge, ki ga najdete na sledeči povezavi https://www.pdfmerge.com/ . Za razliko od prvega, ni potrebno nič instalirati na računalniku. Postopek pa je enak. Ravno tako skenirate vsako stran posebej, ki jih potem združite z pomočjo programa.
Take datoteke potem ni problem uvoziti v vaše poslovne aplikacije.
