V zadnjem času smo prejeli kar nekaj vpašanj, kaj vse mora vsebovati račun, ki ga izstavimo kupcu. Problem je, da v današnjem času nelikvidnosti, čedalje več podjetij išče raznorazne ugovore, da le ne bi bilo potrebno plačati računa. In očitno eden od njih je, da račun ne vsebuje vseh potrebnih podatkov. Zato bomo v nadaljevanju našteli obvezne sestavine računa.
Tukaj se srečamo z določbami Zakona o DDV in Slovenskih računovodskih standardov. Zakon o DDV predvsem v 82. členu našteva obvezne podatke na računu. In ti so:
1. Datum računa
2. zaporedno številko, ki omogoča identifikacijo računa
3. ID za DDV podjetja, ki je izstavilo račun
4. ID za DDV kupca, v kolikor je kupec davčni zavezanec iz EU ali gre za obrnjeno davčno obveznost po 76.a členu ZDDV (Za kupca iz Slovenije ni potrebno navesti ID za DDV)
5. Ime in naslov podjetja, ki je izstavilo račun in kupca
6. Količino in vrsto dobavljenega blaga oz. obseg in vrsto opravljene storitve
7. Datum, ko je bila opravljena dobava blaga, ali datum, ko je bila storitev opravljena ali končana. V primeru avansnega računa navedemo datum prejetega avansa.
8. Davčana osnova, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oz. na katero se nanaša oprostitev, ceno na enoto brez DDV, ter kakršnakoli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto
9. Stopnjo DDV
10. Znesek DDV, razen v primerih, kjrer se uporablja posebna ureditev, za katero zakon ta podatek izključuje
11. V primeru oprostitve DDV ali, če je plačnik DDV kupec ali naročnik, veljavno določbo Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen tega zakona ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV ali predmet obrnjene davčne obveznosti
Poleg tega, lahko podjetja izstavljajo tudi poenostavljene račune. Najbolj pogosto takšne račune izstavljajo v maloprodaji (POS računi). Ti računi vsebujejo naslednje podatke:
1. Datum izdaje
2. Zaporedno številko računa
3. Ime in naslov davčnega zavezanca in identifikacijsko številko za DDV, pod katero je opravil dobavo blaga ali storitev
4. Količino in vrsto dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsto opravljenih storitev
5. Prodajno vrednost blaga oziroma storitve z vključenim DDV
6. Znesek vračunanega DDV
Naslednje vprašanje, ki se pojavlja je, ali je potrebno odtisniti žig podjetja na račun?
Odgovor je ne.
Namreč sama štampiljka na računu še ne zagotavlja verodostojnosti listine. Tudi v zakonih, ni nikjer zaslediti, da bi bil žig obvezen.
Obvezno uporabo žiga ne predpisuje, ne Zakon o gospodarskih družbah (ZGD), ne Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1).
Če pa gledamo določbe Slovenskih računovodskih standardov SRS 21 (2002) je bilo v točki 21.8. navedeno
” Če se izpeljana knjigovodska listina pošlje drugi pravni ali fizični osebi, mora biti podpisana, na njej pa je lahko odtisnjen tudi žig”.
Že po spremembi SRS 21, leta 2006, žig ni več omenjen, niti z besedico lahko.
S novo spremembo SRS 21 (1.1.2010), točka 21.8 govori zgolj o podpisovanju knjigovodskih listin in ne o obveznem žigu. Pa še podpisovanje po 01.01.2010 ni več obvezno (lahko ga predpišemo z Splošnim aktom podjetja, ni pa nujno).
Besedilo standarda 21.8
21.8. Za vsako knjigovodsko listino, sestavljeno v podjetju, se imenuje(jo) fizična oseba (fizične osebe), odgovorna (odgovorne) za njeno resničnost in verodostojnost. Splošni akt podjetja določa način pravilnega in verodostojnega izkazovanja poslovnih dogodkov v knjigovodskih listinah.
Torej, če dobite račun brez štampiljke in podpisa, še ne pomeni da ni veljaven. Vse je odvisno od internega predpisa podjetja (Pravilnika o računovodstvu npr.).
Če je knjigovodska listina sestavljena računalniško, se lahko namesto z lastnoročnim podpisom potrdi z elektronskim podpisom. Ta zagotavlja poleg prepoznanja podpisnika tudi neokrnjenost navedb, saj vsaka najmanjša sprememba po podpisu razveljavi podpis. Pred začetkom uporabe elektronskega podpisa je treba izvesti vse postopke, ki jih predpisuje zakon oziroma akt podjetja.
