O rokih za hrambo elektronskih dokumentov

O rokih za hrambo elektronskih dokumentov

Danes se veliko govori o elektronskih dokumentih in e-računovodstvu. Zelo malo pa se govori o rokih za hrambo elektronskih dokumentov. Tukaj ne bomo govorili o predpisih, ki urejajo elektronsko hrambo, ampak o predpisih, ki na splošno veljajo veljajo za hrambo dokumentov, ne glede na to, ali so v fizični ali elektronski obliki.

Tukaj veljajo predvsem določbe Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2-NPB14), Zakona o DDV (ZDDV-1-NPB11) in določbe Slovenskih računovodskih standardov (SRS 22.13). Na podlagi teh predpisov veljajo sledeča pravila:

Podjetniki morajo knjigovodske listine in ostalo dokumentacijo voditi v slovenskem jeziku. Če dokumentacija ni vodena v slovenskem jeziku, lahko pristojni davčni organa zahteva, overjene prevode dokumentacije, pri tem določi tudi roke. Prevod mora pravna oseba opraviti na lastne stroške. V primeru, da ta oseba ne predloži prevedenega dokumenta v določenem roku, davčni organ naroči prevod na njegove stroške.

Dokumenti in evidence se morajo v fizični oziroma elektronski obliki hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo.

Če se dokumentacija hrani v elektronski obliki, je treba v obdobju hrambe , davčnemu organu zagotoviti dostop do tako shranjenih podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov, in če so izpolnjeni naslednji pogoji:

-podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo,

-podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti,

-iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema in

-uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov oziroma sporočil

Če se dokumentacija hrani ali vodi v tujini, morajo podjetniki  o tem obvestiti davčni organ v roku deset dni od dneva, ko začne dokumentacijo voditi ali hraniti. Na zahtevo davčnega organa morajo predložiti dokumentacijo davčnemu organu na območju Republike Slovenije v roku in kraju, ki ga določi davčni organ. Če to na podlagi predpisov v tujini ni mogoče, pa predložijo verodostojne prepise.

Roki za hrambo dokumentacije:

Prodajni in kontrolni bloki

Pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine

2 leti
Knjigovodske listine plačilnega prometa 3 leta
Knjigovodske listine na podlagii katerih se knjiži

  • Z zakonom določene listine
  • Pomožne knjige
5 let
Poslovne knjige – glavna knjiga, dnevnik

Davčni obračuni

Dokumentacija v zvezi s proračunskim skladom Ministrstva za zdravje

Dokumentacija v zvezi s proračunsko rezervo

10 let
Računi in ostale knjigovodske listine povezane z nepremičninami (npr. pogodbe) 20 let po poteku leta na katerega se nanašajo
Prejeti računi in ostale knjigovodske listine povezane z odbitkom vstopnega DDV, ter izdani računi povezani za obračunom DDV 10 let po poteku leta na katerega se nanašajo
Končni obračun plač zaposlenih

Plačilne liste za obdobje, za katera ni končnih obračunov plač

Letna poročila

Knjigovodske listine oz. kupoprodajne pogodbe za nepremičnine in premičnine posebne vrednosti (umetniške slike, specializirana vojaška oprema…)

trajno
Letna poročila trajno
Podatki o transfernih cenah med povezanimi osebami 10 let po zaključku leta na katerega se nanaša
Dokumentacija povezana s prenosom premoženja na prevzemno družbo 10 let od konca koledarskega leta, v katerem je bila transakcija opravljena

V praksi se podjetja najbolj pogosto srečajo z dokumentacijo, katere je rok hrambe povezan z DDV. Iz tabele je razvidno, da je splošni rok hrambe za tovrstno dokumentacijo 10 let po poteku leta na katerega se nanašajo. Torej v letošnjem letu v arhivu niste več dolžni hraniti dokumente iz leta 2009 (seveda, če ne gre za nepremičnine oz. ne velja za tisto dokumentacijo, ki se hrani trajno).

Še nekaj besed uporabnikom programov E-računi in AccountingBox. Oba programa omogočata hrambo elektronske dokumentacije. E-računi v “Knjigi prejete pošte”, AccountingBox pa v “DocumentBoxu”. Čeprav oba imata vse značilnosti elektronskega arhiva in tudi skrb za arhiv je ustrezna, to niso prave arhivske aplikacije. Namreč ne izpolnjujejo vse zahteve, predpisane z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (ZVDAGA). Oba pa imata možnost izvoza podatkov v certificirane elektronske arhive. Zato vseeno priporočamo takšen način arhiviranja.

V kolikor pa se vam varianta certificiranega arhiva zdi predraga, lahko uporabite elektronske arhive omenjenih programov in hkrati račune shranjujete v papirni obliki. S tem si zagotovite prednosti, ki jih z sabo prinesejo digitalni arhivi (hitro iskanje, dokumenti na voljo kjerkoli in kadarkoli…) in zadostite zakonskim določbam za relativno malo denarja.

(Vir slike: Pixabay)

 

Delite objavo, če menite da bo vsebina pomagala še drugim

Ali se vam je vsebina zdela koristna?

Naročite se na Convex Privilege Club, kjer vas že čakajo brezplačni nasveti in članki. Vpišite svoj e-mail in obljubimo, da se bomo vedno spomnili na vas koristnimi informacijami.

Soglašam z splošnimi pogoji in politiko zasebnosti

Morda vas zanimajo sorodne vsebine