Področje povračil stroškov za službena potovanja v tujino, kamor spadajo tudi dnevnice v tujini, ureja “Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino” Ur.l.RS, št. 38/94, 63/94, 24/96, 96/00, 35/02, 86/02, 66/04, 73/04, 16/07, 30/09, 51/12.
Spremembe Uredbe (Ur.l. 51/12) so označene z rdečo barvo in prečrtane. Veljajo od 07.07.2012
Po uredbi v povračila stroškov službenih potovanj v tujino spadajo:
– dnevnica kot povračilo stroškov prehrane,
– povračilo stroškov za prenočišče,
– povračilo stroškov prevoza,
– povračilo parkirnine
– povračilo drugih stroškov, vezanih na opravljanje službenih nalog na službenem potovanju in z izkazanim računom
Dnevnica za službeno potovanje
Sama uredba v prilogi določa zneske dnevnic za službena potovanja v posamezne države oziroma mesta. Če je znesek dnevnice določen za konkretno mesto, se ne glede na znesek dnevnice, ki je določen za državo, v kateri se to mesto nahaja, upošteva znesek dnevnice, določen za to mesto. Obračunski enoti za določitev zneskov dnevnic za posamezne države oziroma mesta sta ameriški dolar ($) in euro (€). Seznam si oglejte na sledečem linku.
Stroški za službena potovanja se povrnejo v valuti obračuna naloga za službeno potovanje. V kolikor so stroški v domači valuti, jih preračunano po referenčnih tečajih Evropske centralne banke (v nadaljnjem besedilu: ECB), ki jih objavlja Banka Slovenije, veljavnih na zadnji dan potovanja.
Valuta obračuna je valuta države oziroma ene od držav, v katero oziroma v katere je posamezno službeno potovanja opravljeno, če gre za države, katerih valute so na dnevni tečajni listi za komitente Banke Slovenije.
Za preračun stroškov iz valut držav, ki niso na dnevni tečajni listi za komitente Banke Slovenije, se uporabi tečaj s tečajnice referenčnih tečajev ECB oziroma tečajnice Banke Slovenije za valute, za katere ECB ne objavlja dnevnih referenčnih tečajev. Če je za potrebe obračuna stroškov predloženo dokazilo o zamenjavi v valute, na podlagi katerega je mogoče ugotoviti menjalno razmerje (menjalni listek), se izkazani tečaj zamenjave pri obračunu upošteva.
Vsi stroški posameznega službenega potovanja se preračunajo v valuto obračuna po referenčnem tečaju, in sicer dnevnice po referenčnem tečaju na zadnji dan potovanja, preostali stroški, nastali v tujini, pa po referenčnem tečaju na dan nastanka stroška oziroma na dan izstavitve listine, ki izkazuje nastali strošek.
Valuta obračuna za posamezno službeno potovanje v tujino je lahko samo ena, v tej valuti se izplača tudi akontacija.
Dnevnice, ki veljajo za državo, v katero se službeno potuje, se obračunajo za celoten čas trajanja službenega potovanja, ki se izračuna v urah od datuma in ure začetka potovanja do datuma in ure, ko se službeno potovanje zaključi. Na tej podlagi se najprej ugotovi število celih dnevnic za vsakih 24 ur potovanja, za preostanek ur pa se dnevnica ugotovi na sledeči način:
– Za službeno potovanje v tujino, ki traja nad 14 do 24 ur, se obračuna cela dnevnica.
– Za službeno potovanje v tujino, ki traja nad 10 ur do 14 ur, se obračuna 75% dnevnice.
– Za službeno potovanje v tujino, ki traja nad 6 do 8 ur, se obračuna 25% dnevnice.
Če je na službenem potovanju v tujino zagotovljena brezplačna prehrana, se upravičencu za pokritje morebitnih drugih stroškov obračuna 20% pripadajoče dnevnice.
Za odsotnost nad 14 do 24 ur pripadajo trije obroki prehrane.
Za odsotnost nad 10 do 14 ur dva obroka.
Za odsotnost nad 6 do 8 ur en obrok.
Pri odsotnosti nad 14 do 24 ur se za zagotovljeni brezplačni zajtrk odračuna 10 %, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa po 35 % dnevnice.
Pri odsotnosti nad 8 do 14 ur se za zagotovljeni brezplačni zajtrk odračuna 15 %, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa po 40 % od pripadajoče dnevnice
Stroški za prenočišče
Stroški za prenočišče na službenem potovanju v tujino se povrnejo v višini plačanega hotelskega računa upoštevaje načelo dobrega gospodarjenja z javnimi sredstvi
Stroški prevoza
Stroški za prevoz na službenem potovanju v tujino se obračunajo v višini stroškov za prevoz s prevoznim sredstvom, določenim v potnem nalogu, na podlagi vozovnice ali računa. Če se službeno potuje z vlakom ali ladjo, se povrnejo stroški železniškega oziroma ladijskega prevoza v prvem razredu po potrebi s spalnikom oziroma kabino, kadar potovanje traja več kot 12 ur.
Drugi stroški
Drugi stroški, ki se obračunajo na podlagi predloženega računa so zlasti:
– stroški prevoza s sredstvi javnega prevoza ali avtotaksijem v kraju službenega potovanja,
– stroški za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage,
– poštni telefonsko-telegrafski stroški, ki so nujni pri opravljanju službenega potovanja,
– stroški za najem osebnega vozila, če je to ekonomsko ugodneje,
– takse (letališke takse, peronske karte in podobno),
– parkirnine, cestnine in podobno, če se uporablja lastno vozilo,
– izdatki za gorivo, parkirnine, cestnine in podobno, če se uporablja službeno vozilo,
Zaposlenemu se na podlagi predloženega računa povrnejo stroški za plačilo zdravstvenih storitev v višini razlike:
– med dejanskimi stroški in stroški, ki se obračunajo pristojnemu nosilcu obveznega zdravstvenega zavarovanja v Republiki Sloveniji, če gre za koriščenje potrebnih zdravstvenih storitev v državah članicah Evropske unije in Evropskega gospodarskega prostora;
– med dejanskimi stroški in stroški, ki se obračunajo pristojnemu nosilcu obveznega zdravstvenega zavarovanja v Republiki Sloveniji, če gre za koriščenje nujnih zdravstvenih storitev v državah, s katerimi ima Republika Slovenija sklenjeno meddržavno pogodbo;
– med dejanskimi stroški in priznanimi stroški, ki jih največ do višine (ustreznega deleža) povprečne cene takšnih zdravstvenih storitev v Sloveniji obračuna pristojni nosilec obveznega zdravstvenega zavarovanja v Republiki Sloveniji, kadar gre za koriščenje zdravstvenih storitev v državah, ki niso zajete v prejšnjih dveh alineah.
Povračilo stroškov v obsegu iz prejšnjega odstavka se lahko zagotovi tudi s sklenitvijo ustreznega individualnega ali skupinskega (kolektivnega) zdravstvenega zavarovanja z medicinsko asistenco v tujini, ali pa se zaposlenemu povrnejo stroški plačane premije za individualno zdravstveno zavarovanje z medicinsko asistenco v tujini za enako tveganje.
Zaposlenemu se ne povrnejo tisti stroški službenega potovanja v tujino, katere mu je poravnal gostitelj.
Kilometrina
Če je v nalogu za službeno potovanje določeno, da se uporabi za službeno potovanje v tujino lastno motorno vozilo, se povrnejo stroški v višini 18 (30) odstotkov cene litra neosvinčenega motornega bencina 95 oktanov za prevoženi kilometer.
V katerem času moramo predložiti obračun stroškov službenega potovanja
Obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju v tujino, se predloži naslednji dan po končanem službenem potovanju, najpozneje pa v 7 dneh po končanem potovanju. K obračunu moramo obvezno priložiti originalna dokazila o stroških, ki so obračunani na potnem nalogu.
Če je potreben obračun v več valutah, se predložijo obračuni za vsako valuto posebej.
