Čeprav govorimo o elektronskih računih, današnji sestavek ni namenjen uporabnikom E-računov, ali AccountingBoxa, čeprav ravno oni imajo vse potrebno za prejemanje in izdajajnje elektronskih računov. Današnji sestavek je namenjen tistim, ki še vedno uporabljajo fizično dokumentacijo, vendar so prisiljeni sprejemati elektronske račune.
Razlogov za to je več. Še najbolj pogosto do tega pride, ko jih kakšen veliki dobavitelj dobesedno prisili v sprejemanje elektronskih računov. V velikem številu primerov pa so podjetja preprosto dala soglasje k sprejemanju elektronskih računov, ne da bi se zavedali kaj to pomeni.
Seveda, takšna podjetja imajo dobro razdelano, kako ravnati z prejetimi računi in z “običajno” dokumentacijo nimajo problema. Saj za to imajo pravilnike o ravnanju z dokumentacijo. Vendar, ko v tako podjetje prispe elektronski račun, pride do problema. Ravno zaradi tega ker ni nobenega predpisa, kako ravnati z elektronsko dokumentacijo.
Še največja težava je, ko kateri od zaposlenih dobavitelju da kar svoj e-mail naslov, kot naslov za prejemanje elektronskih računov. To pripelje do različnih problemov. Še najbolj pogosto zaposleni spregledajo prejem računa, ali pa ga opazijo, vendar ne vedo kaj z njimi početi. Lahko pa račun gladko roma med vsiljeno pošto. V vsakem primeru račun ne pride do odgovornih oseb z vsemi posledicami. Velikokrat pa je problem tudi v tem, da je v takem primeru račun potrebno natisniti. Drugače pa ga dobijo zastonj.
Vendar elektronski računi so tukaj in ne bodo izginili. Zato je boljša varianta, če podjetje pripravi pravila ravnanja v takem primeru. Še boljša varianta je, če podjetje kar v celoti preide na elektronsko dokumentacijo. Čeprav danes vsaka resna poslovna aplikacija ponuja prejem in izdajo elektronskih računov, je mogoče na mestu tudi zamenjava programa za spremljanje poslovanja.
|
Zelo pogosto je slišati, da se elektronski računi niso najbolj “prijeli”. Še najbolj pogosto podjetniki uporabljajo e-račune zgolj za pošiljanje računov javnem sektorju na UJP.net. Na neki način je to razumljivo. Povprečen podjetnik potrebuje fizični račun, da ga lahko pošlje na računovodski servis. Vse ostalo predstavlja dodatni strošek. Tukaj lahko zelo veliko pomaga, da tudi podjetniki začnejo uporabljati namenske aplikacije kot so AccountingBox ali E-računi. Ker ti programi imajo že vgrajene namenske aplikacije za ravnanje z elektronskimi računi, ni nobenih zadržkov da podjetniki začnejo sprejemati in izdajati elektronske račune. |
V kolikor vas zanima, kako organizirati prejem in izdajo elektronske dokumentacije z pomočjo programov E-računi in AccountingBox, nas pokličite. Ob kavici vam bomo z veseljem svetovali.
(Vir slike: Pixabay)
