Marsikateri mali podjetnik se pri svojem poslovanju srečuje z težavami povezanimi z administracijo, ki je potrebna za vodenje podjetja. Težave so tako operativne, kot tudi logistične. Vendar e-računovodstvo lahko zelo pomaga pri tem. Pa poglejmo, kako lahko podjetnik izkoristi prednosti e-računovodstva.
Izdaja račune s pomočjo spletne aplikacije, ki se takoj evidentirajo v sistemu.
Marsikateri podjetnik, še posebej majhni d.o.o. ali s.p. imajo velike težave z izstavljanjem računov. Pišejo jih v wordu, excelu, ali pa jih celo izstavljajo na roke. Dogaja se tudi, da pozabijo izstaviti račune, ali pa izstavijo napačen račun, ker preprosto prekopirajo prejšnjega. Prej ali slej lahko naletijo fiskalizirane račune. To pa zadevo še dodatno zakomplicira. Največkrat zadevo rešijo tako, da račune izstavljajo ročno iz vezane knjige računov. Vse to pomeni, da je potrebno račune ročno vnesti v računovodske evidence.
V E-računovodstvu je zadeva elegantno rešena tako, da podjetnik ima dostop do spletne aplikacije za izstavljanje računov. Izstavlja profesionalne račune, ki jih lahko pošilja kot e-račune, ali pa po navadni pošti. Vsak izstavljen račun je takoj evidentiran v vseh potrebnih evidencah in ni skrbi, ali bomo kaj pozabili. S tem so tesno povezane tudi davčne blagajne, ki so integrirane v spletno aplikacijo. Torej tudi za fiskalizacijo ni potrebno skrbeti.
Vodi zalogo direktno v programu
Vodenje trgovske dejavnosti brez spremljanja zalog je nemogoče. Seveda, podjetnik ima lahko svoj program za spremljanje zaloge, vendar to pomeni da je potrebno podatke prenašati v računovodske programe. Kar je vedno problematično
V kolikor podjetnik uporablja spletno aplikacijo, lahko spremlja svojo zalogo direktno znotraj spletne aplikacije. Tako kot pri fakturiranju, se zaloga takoj evidentira v vseh evidencah. To pa omogoča ažurno spremljanje zaloge, tako z strani podjetnika, kot z strani računovodskega servisa. Možnosti napake so tu minimalne.
Izstavlja in obračunava potne naloge direktno v programu
Potni nalogi, rak rana vseh podjetnikov. Velja enako kot pri fakturiranju. vsi uporabljajo neke svoje rešitve v wordu ali excelu z enakimi težavami. Tako kot pri fakturiranju, tudi tukaj je najbolj ustrezna rešitev, uporaba spletne aplikacije.
Dokumente zajema z skenerjem ali pametnim telefonom, ter jih pošilja direktno v poštno knjigo
Saj poznate tisto, račune je treba enkrat mesečno zbrati, vložiti v fascikle in dostaviti na računovodski servis. Postopek je časovno potraten in prinaša z seboj določene probleme. Najprej je tu vprašanje ažurnosti. Namreč, če račune dostavite na servis enkrat mesečno, o kakršnikoli ažurnosti ne moremo govoriti. V tem primeru računovodski servis zgolj evidentira poslovne dogodke za nazaj.
Odvisno od dogovora, je dokumentacija v računovodstkem servisu, ali pri stranki. To pomeni da ni popolnega vpogleda v dokumente. Vsakokrat, ko bi kakšen dokument potreboval, ni na voljo. Nekateri to rešujejo tako, da dokumentacijo fotokopirajo, vendar to prinaša dodatne stroške.
Ne glede na vse, mora podjetnik kljub vsemu, še vedno imeti neko svojo evidenco. Tudi sam mora spremljati, katere račune je prejel, že plačal, ali bi moral plačati. Poleg tega stalno je prisotna nevarnost izgube dokumentov.
Tudi tukaj e-računovodstvo zadevo rešuje zelo elegantno. Vsak račun skenirate in ga pošljete po elektronski poti v računovodski servis. Dokumenti se shranijo v poštni knjigi in so na voljo tako podjetniku, kot računovodskem servisu. Ni nevarnosti za izgubo dokumentov, ali pa da bo kakšen dokument zbledel (v kolikor je natisnjen z termalnim tiskalnikom). Če podjetnik pošilja račune sproti, jih v računovodskem servisu ažurno poknjižijo in so na voljo vsa potrebna poročila.
Kreirane plačilne naloge uvažajo v svojo e-banko.
Danes skoraj vsi podjetniki poslujejo z bankami po elektronski poti. V kolikor podjetnik sproti pošilja račune na računovodski servis, račun se takoj poknjiži in tudi pripravi plačilni nalog, ki je primeren za uvoz v elektronsko banko. S tem ima tudi podjetnik manj dela, ker ima že vse potrebno v spletni aplikaciji. Ni potrebno ročno vnašati naloge v elektronsko banko.
Torej e-računovodstvo prinaša nedvoumne prednosti. V kolikor vas zanima več o tem, kliknite tukaj, ali pa nas pokličite.
