Današnji zapis je nastal zaradi praktične težave, ki se pojavlja že dalj časa. Namreč predolgi računi, ki jih trgovci izstavljajo v trgovinah. Pri podjetnikih se ta vrsta računov pojavlja, v primeru nabav direktno v trgovinah. Ponavadi zaposleni založijo svoj denar (gotovino, debetno ali kreditno kartico), ki ga pozneje refundirajo v podjetjih.
Generalno navodilo v zvezi s temi računi je, da jih fotokopiramo. Namreč ti računi so v večini primerov natisnjeni na termalnih tiskalnikih. To pa pomeni, da vsebina sčasoma zbledi.. Seveda, se je zgodilo, da so naše navodilo ignorirali, in smo dobili čisto beli trak papirja. Še posebej, če so račun pustili na prednji polici svojega avta. Vendar to je bolj problem samega podjetnika kot računovodskega servisa.
V zadnjem času, se je tem problemu pridružil problem enormno dolgih računov. Namreč, trgovska podjetja so na račune začela tiskati tudi razne reklame, obvestila o akcijah, bone za poznejše popuste, da o potrdilih o plačevanju z kreditnimi karticami ne govorimo. Rezultat je, tudi en meter dolgi računi.
Če pustimo postrani probleme pri procesiranju takšnega računa, nastane problem pri fotokopiranju takšnega računa. Namreč večina fotokopirnih strojev deluje pač na A4 formatu.
Zato predlagamo da take račune smiselno prerežete na več delov, tako da bo vsebina računa nedvoumna. Posamezne dele računa pa, tako kot do sedaj, pripnete na fotokopijo računa. Enak problem imamo tudi v primeru skeniranja takih računov v primeru dostave računov v elektronski obliki. Tudi v tem primeru ravnamo enako. Skeniramo račun in ga pošljemo po elektronski poti..
