Ena od prednosti, ki jih z seboj prinaša digitalizacija je, da račune lahko posnamete z pametnim telefonom in posnetke pošljete direktno v računovodske programe. S tem, ko govorimo da jih lahko posnamete, ne mislimo da jih fotografirate.
S fotografiranjem sicer res dobite sliko dokumenta. Vendar, ker so resolucije takšnih fotografij velike (tudi 12 megapikslov), dobite tudi ogromne datoteke velikosti 4 do 5 MB. To pa je absolutno preveč za kreiranje arhiva. Pa še tovrstne posnetke je zelo težko gledati. Večina programov je zasnovana tako, da imajo na eni strani podatke za knjiženje (meta podatki, ki se preberejo iz xml datoteke, ali se napolnijo po optični prepoznavi računa), na drugi strani pa sliko računa.
V takem primeru se ogromne datoteke nalagajo odločno predolgo. Bistveno boljše je, da uporabite namenske aplikacije za skeniranje dokumentov, ki jih naložite na svoj telefon. Mi vam priporočamo aplikacijo Office Lens. Je zelo enostavna za uporabo in kreira pdf datoteke, ki so najbolj sprejemljive za arhiviranje.
Na levi vidite predlogo pred skeniranjem, na desni pa je predloga po skeniranju.
Pri skeniranju vam priporočamo, da se držite določenih pravil. Ko skenirate račun, ga položite na temnejšo, matirano površino. S tem dosežete, da se dokument, ki ga skenirate dobro loči od svojega ozadja. Tako aplikacija lažje določi meje dokumenta in potem naredi ustrezen posnetek.
Vendar, bodite pozorni na dejstvo, znano iz fotografiranja. Ne obstaja dober ali slab fotoaparat, ampak dober ali slab fotograf. To velja tudi tukaj. Lahko imate še tako dober telefon z aplikacijo, vse je odvisno od tistega, ki ga uporablja. Preden pošljete svoje izdelke, preverite, ali ste vse zajeli tako kot je treba. Velikokrat se zgodi, da v naglici posnamete zgolj del računa. Namreč, viden mora biti celoten račun. In predvsem pazite na to, da je vaš posnetek berljiv. Zabrisane podobe in črke, niso uporabne.
Če ne gre, je morda bolje uporabljati pravi skener.
