Ne glede na to, kako shranjujete dokumentacijo, je dejstvo, da določeno število dokumentov dobite klasično, po pošti. Tukaj se zastavlja vprašanje, kako ravnati z prejeto pošto v času covid-19 pandemije?
Namreč sami dokumenti in kuverte v katerih so shranjeni, so lahko vir okužbe. Tudi če so v vrstah pošiljateljev dokumentov vsi zdravi, je možnost, da je v transportni verigi (beri Pošti Slovenije) kdo okužen z virusom. Zato moramo vso prejeto pošto obravnavati kot z okuženim materialom.
Po nekaterih raziskavah se virus na papirju zadrži do 3 ure, na kartonu do 24 ur. Na plastiki in kovinah pa do 3 dni (vir: NIJZ). Zato je zelo zaželeno, da z rokovanjem z dokumenti počakamo vsaj 1 dan, v kolikor je možno (še bolje, kakšen dan več).
Vsekakor je pametno sprejeti določena pravila za prevzem pošte in rokovanje z njimi. Nekako tako:
1. Pošto v poštnem predalu prevzema ena oseba, ki nosi zaščitno masko in rokavice.
2. V podjetju določite prostor, kjer se pošta odlaga. Prostor, kamor odlagamo tako pošto, mora biti narejen iz materiala, ki omogoča dezinfekcijo brez škode.
3. Oseba, ki je prevzela pošto, odloži pošto na zgoraj omenjen prostor. Po tem se ta oseba dezinficira.
4. Pošta ostane na tem področju toliko časa, kot ga določite (po možnosti najmanj 1 dan)
5. Ko se pošta potem procesira naprej, moramo odlagalno površino dezinficirati.
Seveda, obstaja možnost, da dobite več pošiljk isti dan, kar lahko povzroči logistične težave. Vendar tu uporabite domišljijo in implementirajte svojo rešitev.
Obstaja možnost, da prejeto pošto tudi dezinficirate. Seveda ne z kemijo. To bi povzročilo zgolj morebitno uničenje dokumentov. Bolj smotrno je, da uporabite sterilizacijo z UVC žarki (zadevo uporabljajo v zdravstvenih ustanovah za razkuževanje prostorov) . Vendar je danes težko priti do ustreznih luči. Vsekakor je to ena od boljših rešitev, ker zadostuje približno 15 do 30 minut obsevanja in zadeva je sterilna. Če je žarnica ustrezna, jo lahko uporabite tudi za sterilizacijo prostorov.
| Če imate po kakšnem naključju hišni solarij, morate vedeti da to ni primerna rešitev. Namreč solariji emitirajo predvsem UVA in UVB žarke. Ti pa nimajo nobenega vpliva na viruse. Če pogledamo, kako je v naravi, imamo tri vrste UV žarkov (UVA, UVB in UVC). Do nas prispejo zgolj UVA in UVB žarki (ti tudi povzročajo porjavelost kože), dokler UVC žarke prestreže ozonska plast in nas ne dosežejo. Zato naravna sončna svetloba, kot tudi solariji ne uničujejo viruse. |
Najboljša rešitev je prejem elektronskih računov. Tukaj ni nobenega stika med pošiljateljem in prejemnikom. Seveda, moramo tudi sami narediti vse kar je potrebno za sprejem elektronske pošte. Več o tem preberite tukaj.
V kolikor želite začeti z prejemom elektronske dokumentacije, vam lahko svetujemo. pišite nam na mail info@convex.si. Ravno tako vam lahko pomagamo, v kolikor vas zanima, kako organizirati prejem in izdajo elektronske dokumentacije z pomočjo programov E-računi in AccountingBox.
(Vir slike: Pixabay)
